Tietosuojaselosteet

EU:n yleistä tietosuoja-asetusta on sovellettava 25.5.2018 alkaen (GDPR 2018). Asetuksen peruslähtökohtana on yksityisyyden suoja. 

Ratsastustunneille ja tapahtumiin osallistuvien henkilötietojen käsittely Rapis Oy /Ratsastuskeskus Lupis

Ratsastuskeskus Lupis järjestää erilaisia tapahtumia; ratsastustunteja sekä kursseja, koulutuksia, valmennuksia ja leirejä. Tapahtumien järjestämistä, osallistujalistan ja aikataulutuksen hallinnointia, ryhmien tekoa sekä laskuttamista varten Ratsastuskeskus Lupis kerää henkilötietoja.

Ratsastuskeskus Lupiksen tapahtumiin osallistuvien henkilötietojen käsittelystä vastaa Lupiksen toimiston henkilökunta, info@ratsastuskeskuslupis.fi, p. 040 127 3771. Hopotin tietoihin katseluoikeus on myös ratsastuksenopettajilla.

Tapahtumat ovat maksullisia palveluita ja osallistuminen muodostaa sopimuksen osallistujan ja Ratsastuskeskus Lupiksen välillä. Ratsastuskeskus Lupis kerää osallistujista henkilötiedot ilmoittautumisen yhteydessä. Osallistujilta kerätään tapahtuman luonteesta riippuen nimi, postiosoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero sekä tieto mihin tapahtumaan osallistuu. Lisäksi mikäli tapahtuma sisältää tai on erikseen tilattu ruokapalvelu, kerätään tiedot mahdollisista ruoka-aineallergioista. Pidemmän oleskelun ollessa kyseessä, esimerkiksi leiri, kerätään myös mahdolliset terveyteen liittyvät tiedot mitkä asiakas kokee tarpeelliseksi ilmoittaa oman hyvinvointinsa sekä oman turvallisuutensa ja muiden turvallisuuden kannalta. Tapahtumailmoittautumiset kerätään pääsääntöisesti puhelimen ja sähköpostin kautta. Mikäli kyseessä on laskutusasiakas, asiakkaan laskutustiedot tallennetaan laskutusta varten Rapis Oy:n taloushallintojärjestelmään. Valmennusten sekä kurssien mitkä sisältävät ratsastusaikatauluja, ryhmälistat julkaistaan Lupiksen www sekä FB sivuilla. Majoitusasiakkaista kerätään matkustajalomakkeen mukaiset tiedot. Luovutettuja tietoja ei käytetä mihinkään muuhun ja ne poistetaan välittömästi tapahtuman jälkeen. Manuaalinen aineisto tuhotaan silppurilla tms. 

Ratsastustunti-ilmoittautumiset toimivat Hopotin (www.hopoti.com) kautta. Asiakas täyttää itse tiedot palveluun ja hyväksyy tietojensa käyttämisen tallentaessaan tiedot. Asiakas voi poistaa itsensä palvelusta koska tahansa ja hallinnoi tietojaan täysin itse. Tunti-ilmoittautumisista kootaan /tulostetaan nimilistat mutta ei mitään muita tietoja. 

Lisäksi ratsastustuntiasiakkaista pidetään puhelinnumerorekisteriä, numerot kerätään sillä perusteella että asiakas on itse ottanut yhteyttä Ratsastuskeskus Lupikseen tai muutoin luovuttanut puhelinnumeronsa. Puhelimen kautta hoidetaan asiakasviestintää soittamalla, tekstiviestein sekä WhatsApp viestein. Ratsastustunti-ilmoittautumiset mitkä eivät tule Hopotin kautta keräävät asiakkasta ainoastaan nimen ja puhelinnumeron.

Asiakas voi halutessaan antaa luvan käyttää puhelinnumeroaan ja/tai sähköpostiosoitettaan tulevista tapahtumista tiedottamiseen. 

Henkilöllä on seuraavat oikeudet tapahtumiin liittyvien henkilötietojen käsittelyn osalta:

1) Henkilöllä on oikeus pyytää nähtäväkseen itseään koskevat tiedot. Nämä on toimitettava 30 päivän sisällä pyynnöstä.

2) Henkilöllä on oikeus pyytää virheellisten tietojen päivittämistä.

3) Henkilöllä on oikeus vaatia tietojensa poistamista, jos henkilö ei enää halua olla ilmoittautuneiden listalla.

4) Henkilöllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos hän kokee, että hänen oikeuksiaan on loukattu.

Kilpailuun osallistuvien henkilötietojen käsittely Rapis Oy /Ratsastuskeskus Lupis

Ratsastuskeskus Lupis kuuluu Suomen Ratsastajainliittoon, joka on katto-organisaatio ja lajiliitto Suomessa. Ratsastuskeskus Lupis järjestää kilpailuja. Kilpailujen järjestämistä sekä tulosten tuottamista ja julkaisua varten Ratsastuskeskus Lupis kerää henkilötietoja.

Ratsastuskeskus Lupiksen kilpailuun osallistuvien henkilötietojen käsittelystä vastaa Lupiksen toimistohenkilökunta info@ratsastuskeskuslupis.fi, p. 040 127 3771 sekä kilpailuiden Kipa /Equipe vastaava. 

Ratsastuskilpailu on maksullinen palvelu ja osallistuminen muodostaa sopimuksen osallistujan ja Ratsastuskeskus Lupiksen välillä. Ratsastuskeskus Lupis kerää osallistujista henkilötiedot ilmoittautumisen yhteydessä. Ratsastuskeskus Lupis käsittelee näitä tietoja kilpailutapahtumien pohjalta ja tuottaa näiden perusteella kilpailutulokset. Kilpailutulokset julkaistaan. Kilpailussa menestyneet voivat saada erilaisia ranking- ja valiomerkkipisteitä. Ratsastuskeskus Lupis toimittaa listan kilpailijoista ja heidän saamistaan pisteistä. Nämä tiedot lisätään SRL:n rankingpiste- ja valiomerkkipisterekisteriin.

Näistä rekisteristä lasketaan useita erilaisia tunnuslukuja; rekisteri ja siitä lasketut tunnusluvut julkaistaan useita kertoja vuodessa.

Sekä kilpailutulokset että rankingpiste- ja valiomerkkipisterekisteri ja sen perusteella lasketut tunnusluvut voidaan julkaista missä tahansa mediassa mm. paikallislehdet, valtakunnalliset lehdet, Hippos-lehti, seurojen ja alueiden www-kotisivut ja SRL:n www-kotisivut.

Kilpailua varten osallistujista kerätään nimi, jäsenseura sekä jäsennumero. Kilpailutuloksia varten osallistujatietoihin voidaan liittää tietoja kilpailutapahtumista kilpailuluokkien tulokset, sijoitus kilpailussa, saavutetut rankingpisteet.

Kilpailutulokset ja ranking- sekä valiomerkkipisterekisteri dokumentoivat SRL:n kilpailuhistoriaa. Tietoja ei koskaan poisteta.

Henkilöllä on seuraavat oikeudet kilpailuun liittyvien henkilötietojen käsittelyn osalta:

1) Henkilöllä on oikeus pyytää nähtäväkseen itseään koskevat tiedot. Nämä on toimitettava 30 päivän sisällä pyynnöstä.

2) Henkilöllä on oikeus pyytää virheellisten tietojen päivittämistä.

3) Henkilöllä on oikeus vaatia tietojensa poistamista, jos henkilö ei ole ilmoittautunut eikä osallistunut kilpailuun.

4) Henkilöllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos hän kokee, että hänen oikeuksiaan on loukattu.

Kilpailuiden toimihenkilöiden henkilötietojen käsittely Rapis Oy /Ratsastuskeskus Lupis

Ratsastuskeskus Lupis järjestää kilpailuja. Kilpailujen järjestämistä varten Ratsastuskeskus Lupis kerää henkilötietoja toimihenkilötehtäviin ilmoittautuvista henkilöistä. 

Ratsastuskeskus Lupiksen kilpailuiden toimihenkilöiden henkilötietojen käsittelystä vastaa Lupiksen toimiston henkilökunta info(at)ratsastuskeskuslupis.fi, p. 0400 127 3771 

Toimihenkilötehtäviin ilmoittautuminen toimii suostumuksena henkilötietojen käsittelyyn. Ratsastuskeskus Lupis kerää osallistujista henkilötiedot ilmoittautumisen yhteydessä. 

Kilpailun toimihenkilötehtävien järjestämistä varten toimihenkilöksi ilmoittautujista kerätään nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero sekä milloin ja mihin toimihenkilötehtäviin ilmoittautuja on käytettävissä. Koko vuodelle mahdollisten toimihenkilöiden listaa käytetään toimihenkilötarpeista, -koulutuksista ja -tapahtumista tiedottamiseen ja tiedot poistetaan mikäli henkilö ilmoittaa ettei enää halua kuulua listalle. Kuhunkin kilpailuun toimihenkilöksi ilmoittautuneiden listan tietoja käytetään kunkin kilpailun toimihenkilötehtävien järjestämiseen ja ilmoittautuneille tehtävistä tiedottamiseen, ja tiedot poistetaan kilpailun jälkeen. Lisäksi toimihenkilötehtäviin osallistuneista henkilöistä pidetään vuosikohtaisesti kirjanpitoa (ketkä ovat toimineet toimihenkilönä kunakin vuonna) ja tiedot poistetaan vuoden loputtua.

Ratsastuskeskus Lupis kerää toimihenkilöksi ilmoittautuvan henkilön suostumuksella sähköpostiosoitteen ja puhelinnumeron. Näitä tietoja käytetään ilmoittautujan ja seuran väliseen yhteydenpitoon. Näitä tietoja ei luovuteta kenellekään eikä näitä käytetä mihinkään muuhun. Mikäli ilmoittautuja antaa suostumuksensa tietojen keräämiseen, tulee suostumuksen osoitus olla konkreettinen, esim. allekirjoitettu lomake. Ilmoittautujalla on oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa.

Henkilöllä on seuraavat oikeudet kilpailuun liittyvien henkilötietojen käsittelyn osalta:
1) Henkilöllä on oikeus pyytää nähtäväkseen itseään koskevat tiedot. Nämä on toimitettava 30 päivän sisällä pyynnöstä.
2) Henkilöllä on oikeus pyytää virheellisten tietojen päivittämistä.
3) Henkilöllä on oikeus peruuttaa suostumus sähköpostiosoitteen ja/tai puhelinnumeron käsittelyn osalta; tällöin tieto tulee poistaa.
4) Henkilöllä on oikeus vaatia tietojensa poistamista, jos henkilö ei enää halua olla toimihenkilöiden listalla.
5) Henkilöllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos hän kokee, että hänen oikeuksiaan on loukattu.